Функции баз данных в excel

Функции баз данных в excel

Выполнение поиска по огромным таблицам с тысячами позиций информации о товарах или объемах продаж – это непростой вызов для большинства пользователей Excel. Для эффективного решения данной задачи, пользователи вынуждены комбинировать многоэтажные формулы из поисковых функций, которым нужно еще вычислить соответствующие адреса и значения для их аргументов. Чтобы сократить путь решения и не нагружать вычислительные ресурсы Excel в первую очередь следует обратить внимание на функции Excel для работы с базами данных.

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Допустим мы располагаем базой данных, которая экспортированная в Excel так как показано ниже на рисунке:

Наша задача найти всю информацию (номер фактуры, номер клиента, сумма и т.д.), которая относится к одной конкретной фамилии определенного клиента. Для этой цели рекомендуем воспользоваться функцией Excel для работы с базами данных – БИЗВЛЕЧЬ. Данная функция на основе критериев поискового запроса, введенных в ее аргументы, по отдельности выберите все соответствующие строки из базы данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

Все функции Excel, которые предназначены для работы с базами данных обладают одним общим свойством. Все они требуют заранее сформатировать диапазон запросов к базе, который необходимо заполнить для поиска и дальнейшей работы. Поэтому в первую очередь мы должны предварительно сформатировать все критерии наших запросов к базе. Для этого:

  1. Выше базы данных добавим 4 пустых строки. Для этого достаточно выделить 4 заголовка строк листа Excel и щелкнуть правой кнопкой мышки. Из контекстного меню выбрать вставить. Или после выделения строк по заголовкам нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.
  2. Далее скопируйте все заголовки столбцов базы данных и вставьте их в первую строку листа для вспомогательной таблицы критериев.

Пространство для заполнения критериев запросов выше данных базы.

Сначала попытаемся получить номер фактуры по фамилии клиента:

  1. В ячейке D2 введите фамилию Антонова.
  2. В ячейке A3 введите следующую формулу:

Сразу же получаем готовый результат как показано ниже на рисунке:

Формула нашла соответствующий номер фактуры для клиента с фамилией Антонова.

Разбор принципа действия функции БИЗВЛЕЧЬ для работы с базами данных в Excel:

БИЗВЛЕЧЬ – главная функция базы данных в Excel. В первом аргументе функции вводим диапазон просматриваемой базы данных вместе с заголовками. Во втором аргументе функции указываем адрес ячейки где будет возвращено значение соответствующие критериям поискового запроса. Третьим аргументом является диапазон ячеек, содержащий следующие условия: заголовок столбца БД и диапазон для поиска под этим заголовком. Вспомогательная табличка критериев поискового запроса к базе данных, должна быть так сформулирована, чтобы критерии однозначно и точно определяли данные, которые нужно найти в БД. Если же функция БИЗВЕЧЬ возвращает ошибку #ЗНАЧ! – значит в базе данных нет записей, соответствующих критериям поискового запроса. Если же возвращена ошибка #ЧИСЛО! – значит в базе данных более 1 одинаковой записи по данному критерию.

В нашем случаи функция БИЗВЕЧЬ вернула одно значение – без ошибок. Эту функцию можно так же использовать для вывода целой строки за одну операцию без копирования функции в другие ячейки с другими аргументами. Чтобы избежать необходимости указывать новый критерий для каждой ее копии составим простую формулу, в которую добавим функцию СТОЛБЕЦ. Для этого:

  1. В ячейке A3 введите следующую формулу:
  2. Скопируйте ее во все ячейки диапазона A3:E3.

Выбрана целая строка информации по конкретной фамилии определенного клиента.

Принцип действия формулы для вывода целой строки из базы данных:

В конструкции функции БИЗВЕЧЬ изменили мы только второй аргумент, значение которого вычисляется функцией СТОЛБЕЦ в место числа 1. Данная функция возвращает номер текущего столбца для текущей ячейки.

Бесспорное преимущество использования функции БИЗВЛЕЧЬ заключается в автоматизации. Достаточно лишь изменить критерий и в результате мы получаем уже новую строку информации из базы данных клиентов фирмы. Например, найдем данные теперь по номеру клиента 58499. Удаляем старый критерий вводим новый и сразу же получаем результат.

Данную задачу можно было бы решить и с помощью сложных формул с комбинациями функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, ВПР, ПРОСМОТР, но зачем изобретать велосипед? Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно справляется с поставленной задачей и при этом весьма лаконична.

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

Допустим нашу базу пополнил новый прибыльный клиент с таким же именем «Василий». Нам известно о нем только имя и фамилия «Василий Великий». На именины в день Василия нам нужно выслать только 1 подарок для более прибыльного клиента фирмы. Мы должны выбрать кому отдать предпочтение: Василию Веселому или Василию Великому. Для этого сравниваем их суммы транзакций:

  1. Расширьте диапазон для просматриваемой таблицы $A$5:$E$18 в параметрах формул, так как у нас добавился новый клиент и на одну запись стало больше: Теперь функция возвращает ошибку #ЧИСЛО! так как в базе более чем 1 запись по данному критерию.
  2. В поле критериев «Имя» вводим значение «Василий», а потом в поле «Фамилия» вводим значение «Великий».

В результате мы видим, что подарок получит более активный клиент Василий Великий.

Справка по функциям Excel

Функции баз данных

от Ольга Мороз — Вторник, 8 июня 2010, 17:59

В Microsoft Excel включены функции рабочего листа, используемые для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

ДСРЗНАЧ — возвращает среднее значение выбранных записей базы данных.

Ключевое(ые) слово(а):

ДСРЗНАЧ

от Ольга Мороз — Вторник, 8 июня 2010, 18:06

ДСРЗНАЧ(база_данных;поле;критерий) — усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющих заданным условиям.

База_данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Чтобы этот пример проще было понять, скопируйте его на пустой лист.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A

B

C

D

E

F

Дерево

Высота

Возраст

Урожай

Доход

Высота

Советы

  • Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент «критерий».

Например, если интервал G1:G2 содержит название столбца «Доход» в ячейке G1 и величину 10 000 в ячейке G2, то можно определить интервал «СоответствуетДоходу» и использовать это имя как аргумент «критерий» в функции баз данных.

  • Несмотря на то, что диапазон критериев может располагаться в любом месте таблицы, не стоит помещать его внизу списка. Это связано с тем, что данные, добавляемые в список командой Форма меню Данные, вставляются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, Microsoft Excel не сможет добавить данные в список.
  • Диапазон критериев не должен перекрываться со списком.
  • Чтобы выполнить операцию над целым столбцом базы данных, нужно ввести пустую ячейку под названием столбца в диапазоне критерия.
Ключевое(ые) слово(а):

Примеры условий ДСРЗНАЧ

от Ольга Мороз — Вторник, 8 июня 2010, 18:11

Несколько условий для одного столбца

При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения «Белов», «Батурин» или «Рощин».

Продавец

Одно условие для нескольких столбцов

Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» в столбце «Продавец» и объем продаж более 1 000 руб.

Тип

Продавец

Продажи

Разные условия для разных столбцов

Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1 000 руб.

Тип

Продавец

Продажи

Один из двух наборов условий для двух столбцов

Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3 000 руб., а также строки по продавцу Батурину с объемами продаж более 1 500 руб.

Продавец

Продажи

Более двух наборов условий для одного столбца

Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите несколько столбцов с одинаковыми заголовками. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает продаж на сумму от 5 000 до 8 000, а также продаж на сумму менее 500.

Продажи

Продажи

Условия, создаваемые как результат выполнения формулы

В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы . При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце C значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона C7:C10.

Примечания

· Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать для ссылки на подпись столбца (например, «Продажи») или на соответствующее поле в первой записи относительную ссылку . Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными , а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В примере формулы «C7» является ссылкой на поле (столбец C) первой записи (строка 7) списка.

· При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

· При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв.

Наименование функции БД Назначение функции БД
ДСРЗНАЧ Усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющих заданным условиям
БСЧЁТ Подсчитывает количество ячеек в столбце списка или базы данных, содержащих числа, удовлетворяющие заданным условиям. Примечание. Если аргумент «поле» опущен, то функция БСЧЁТ подсчитывает количество записей в базе данных, отвечающих критериям
БСЧЁТА Подсчитывает непустые ячейки в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям. Примечание. Если аргумент «поле» опущен, то функция БСЧЁТА подсчитывает количество записей в базе данных, отвечающих критериям
БИЗВЛЕЧЬ Извлекает отдельное значение из столбца списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям. Примечание. Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то функция БИЗВЛЕЧЬ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. Если более чем одна запись удовлетворяет критерию, то функция БИЗВЛЕЧЬ возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!
ДМАКС Возвращает наибольшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям
ДМИН Возвращает наименьшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям
БДПРОИЗВЕД Перемножает значения в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям
ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение на основе выборки из генеральной совокупности, используя числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям
ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное отклонение генеральной совокупности, используя числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям
БДСУММ Суммирует числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям
БДДИСП Оценивает дисперсию генеральной совокупности по выборке, используя числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям
БДДИСПП Вычисляет дисперсию генеральной совокупности, используя числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям

Пример 6. На основе исходного списка (рис. 1) с использованием функций работы с базой данных:

1) определить максимальную сумму в январе;

2) извлечь из базы данных фамилию продавца, который совершил максимальную по стоимости сделку в следующую таблицу:

Январь
Сумма, руб. Продавец
Максимальная сумма

Прежде чем воспользоваться функциями работы с базой данных необходимо задать область критериев (рис. 40). Затем в ячейку B24 нужно ввести формулу для вычисления максимальной суммы в январе месяце. Для этого необходимо в Мастере функций выбрать категорию функций Работа с базой данных. В списке функций этой категории выбрать функцию ДМАКС(). В диалоговом окне функции ДМАКС() задать необходимые аргументы функции: База_данных, Поле, Критерий (рис. 41).

Рис. 40. Пример задания области критерии

В режиме отображения формул – формула определения максимальной суммы в базе данных будет выглядеть следующим образом:

Месяц Сумма
январь =ДМАКС(A1:F21;F1;A23:A24)

Рис. 41. Указание аргументов функции ДМАКС()

Для извлечения из базы данных фамилии продавца, который совершил максимальную по стоимости сделку в январе, необходимо организовать область вывода данных (рис. 42).

Рис. 42. Область вывода результатов расчетов

В ячейку С28 нужно ввести формулу извлечения фамилии продавца. Для этого необходимо в Мастере функций выбрать категорию функцийРабота с базой данных и в списке функций этой категории выбрать функцию БИЗВЛЕЧЬ(). В диалоговом окне функции БИЗВЛЕЧЬ() задатьнеобходимые аргументы функции: База_данных, Поле, Критерий (рис. 43).

Рис. 43. Указание аргументов функции БИЗВЛЕЧЬ()

В режиме отображения формул, формула извлечения фамилии продавца, который совершил максимальную по стоимости сделку в январе месяце, будет иметь вид:

Январь
Сумма Продавец
Максимальная сумма =БИЗВЛЕЧЬ(A1:F21;B1;B27:B28)

Полностью список, область критериев и область результатов извлечения данных приведены на рис. 44.

Рис. 44. Результат определения максимального

значения и извлечения данных

На основе электронных таблиц можно создавать несложные базы данных, в которых удобно хранить сведения, например, о сотрудниках предприятия, прайс-листы, информацию о заказах. Аналогом таблицы базы данных в программе MS Ехсеl служит Список.

Обрабатывать большие таблицы станет намного легче, если научиться использовать: сортировку для изменения порядка строк в списке; функцию фильтрации для поиска определенных данных в списке; промежуточные итоги для подведения итогов, рассчитанных для групп данных; сводные таблицы для создания таблицы итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в списке; функции категорииРабота с базой данных для анализа данных из списков.

74. Финансовые функции: для анализа инвестиций

При работе с финансовыми функциями используются специальные финансовые термины. Далее идет разъяснение основных финансовых терминов, необходимых для работы с финансовыми функциями.

Приведенная стоимость (аргумент пс) – это текущее количество денег. В случае если по условию задачи приведенная стоимость является вкладом, ее значение должно быть положительным, если же речь идет о ссуде (займе, кредите) – отрицательным.

Будущая стоимость (аргумент бс) – это количество денег в будущем,
т. е. то количество денег, которое должно получиться в случае вклада, или которого можно лишиться в случае займа, по истечении определенного срока (периода) с учетом процентов. Причем, когда будущая стоимость является вкладом, значение ее должно быть положительным, а в случае займа – отрицательным.

Платеж (аргумент плт) – это размер одноразовой выплаты или одноразовой выплаты с процентами.

Процентная годовая ставка (аргумент ставка) – это процентное выражение начальной суммы.

Срок (аргумент кпер) – общее время действия вклада или погашения займа (измеряется в месяцах или годах).

Период (аргумент период) – это время, на протяжении которого проводятся выплаты или начисления процентов.

При работе с финансовыми функциями очень важно правильно выбрать единицу измерения для задания периода выплат, процентной ставки и срока. Три эти величины должны быть согласованы между собой.

Также необходимо учитывать направление денежного потока. Если деньги поступают к вам, они отмечаются знаком «плюс», если отдаются вами, тогда – знак «минус».

75. Финансовые функции: для вычисления скорости оборота.

Для решения этой задачи необходимо использовать финансовую функцию СТАВКА, которая имеет следующий синтаксис:

Для этого запустите редактор электронных таблиц MS EXCEL и введите исходные данные так, как приведено на рис. 3.1 (исходные данные выделены серым цветом).

Рис. 3.1. Исходные данные и результат решения задачи 1

Следует обратить внимание:

· периодические выплаты должны происходить ежемесячно, поэтому необходимо перевести значение аргумента кпер, так же как и в задаче 2;

· аргумент плт отрицателен, так как получатель кредита, выплачивая ежемесячный платеж, «отдает» деньги;

· аргумент пс положителен, так как, с точки зрения покупателя, деньги отданы ему банком;

· аргумент бс равен нулю, так как кредит должен быть полностью погашен;

· аргумент тип равен единице, так как оплата кредита происходит в начале каждого месяца;

· аргумент предположение задает предполагаемое значение ставки, если этот аргумент опущен, как в этой задаче, то он полагается равным 10 %.

После ввода всех необходимых данных, нужно воспользоваться функцией СТАВКА и произвести вычисление по следующей формуле: =СТАВКА(В1;В2;В4;В3;В4;В5;1).

Полученный результат – ежемесячная процентная ставка, но по условию задачи требуется найти годовую процентную ставку. Это можно сделать по формуле =В7*12. Результат расчета приведен на рис. 3.1.

76. Финансовые функции: для расчета амортизации.

Группа функций для расчета амортизации основных фондов позволяет рассчитать амортизационные отчисления следующими методами:

1) равномерным, функция АПЛ (SLN);

2) суммы чисел (лет), функция АСЧ (SYD);

3) фиксированного уменьшения остатка с использованием функции ФУО (DB);

4) уменьшающегося остатка или двойного процента, функция ДДОБ (DDB).

Также можно рассчитать сумму амортизационных отчислений за несколько идущих подряд периодов амортизации при помощи функции ПУО (VDB), если для расчета за каждый период используется метод уменьшающегося остатка.

Общие аргументы функций представлены в табл. 1.

Аргументы функций Excel для расчета амортизации

Прикладные программы: Базы данных. Назначение и основные функции. Проектирование баз данных. СУБД.

77. Основные понятия и краткая характеристика Microsoft Access Архитектура Microsoft Access

База данных — это средство сбора и организации информации. В базах данных могут содержаться сведения о людях, продуктах, заказах и т. д. Многие базы данных изначально представляют собой список в текстовом процессоре или электронной таблице. По мере того как список разрастается, в нем накапливаются излишние и противоречивые данные. В форме списка эти данные становится все труднее понять, а возможности поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра весьма ограничены. Когда возникают подобные проблемы, полезно перенести информацию в базу данных, созданную с помощью системы управления базами данных (СУБД), например Office Access 2007.

Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. В одной базе данных может содержаться несколько таблиц. Например, система складского учета, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна, содержащая три таблицы. В базе данных Access таблицы сохраняются в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули, если только база данных не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника. Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB. Приложение Access 2007 можно использовать для создания файлов в более ранних форматах файлов (например, Access 2000 и Access 2002-2003).

Приложение Access предоставляет следующие возможности:

  • добавление новых данных в базу данных (например, новой позиции в складскую опись);
  • изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего размещения позиции на складе);
  • удаление сведений (например, если позиция продана или отбракована);
  • организация и просмотр данных различными способами;
  • совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

Таблица Объект, который вы определяете и используете для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о конкретном предмете (человеке, образце продукции), например, информация о клиенте по имени Jane Smith. Для каждой таблицы вы можете определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Запрос Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса вы можете использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Вы можете создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов вы можете создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.
Форма Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Вы можете использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы вы можете в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру -например, запустить макрос, когда изменяется значение определенных данных.
Отчет Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, вы можете предварительно просмотреть его на экране.
Макрос Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по вашему мнению, должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, вы можете определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса вы можете осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Вы можете также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль Объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic,которые позволяют вам разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые вы не могли бы найти с использованием макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

78. Начало и окончание работы с Microsoft Access

79. Создание базы данных в Microsoft Access

Читайте также:  Что такое igfxem module
Ссылка на основную публикацию
Фото для срисовки легкие но красивые карандашом
Хотите научиться рисовать, но не знаете с чего начать? Подборка самых простых и легких картинок для срисовки помогут создать красивый...
Филипс диамонд вижн h7
Заказав на экзисте лампы для ближнего света Philips Blue Vision Ultra (пост удалил), понял, что сильно поторопился, поскольку ничего не...
Фигуры для оформления текста
Методические рекомендации В Word 2007 можно добавлять два типа графики – Рисунки и Фигуры. Рисунок – изображение, созданное в другом...
Фото для школьной беседы
Если обычный диалог подразумевает участие только двух пользователей, то в беседу можно позвать нескольких друзей. Эта функция удобна, если нужно...
Adblock detector