Шаблоны в документе ms word используются для

Шаблоны в документе ms word используются для

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части. Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Открытие шаблона

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа. Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны. Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать. Если данный шаблон размещен на портале Office . com , в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MS Word используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

Создание шаблона на основе пустого документа

Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»

В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».

В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.

Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

Создание шаблона на основе существующего документа

Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;

укажите имя файла нового шаблона,

полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

Читайте также:  Соседи в коммунальной квартире не убираются

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

ВНИМАНИЕ. Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Тема. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ В MS WORD

ШАБЛОНЫ MS WORD .

2.1. И СПОЛЬЗОВАНИЕ СТАНДАРТНЫХ ШАБЛОНОВ W ORD 2002.

2.2. С ОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ШАБЛОНА .

СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА.

ИЗМЕНЕНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА .

5. СПОСОБЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПАРАМЕТРОВ ИЗ ДРУГОГО ДОКУМЕНТА

6. ПРИСОЕДИНЕНИЕ ДРУГОГО ШАБЛОНА К АКТИВНОМУ ДОКУМЕНТУ.

7. КОПИРОВАНИЕ СТИЛЕЙ, ЭЛЕМЕНТОВ СПИСКА АВТОТЕКСТА,

ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ ИЛИ МАКРОСОВ В ШАБЛОН.

8. ЗАГРУЗКА И ВЫГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК.

З АГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК .

В ЫГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК .

Тема. Использование шаблонов в MS Word

Автор: Воронкина Н.А.

1.Шаблоны MS Word

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне .

Шаблон – особый вид документа , содержащий части документа и средства харак — терные для документов данного типа .

Шаблон может содержать следующие элементы :

∙ текст или параметры форматирования , одинаковые для всех документов этого ти — па , например , для служебной записки или отчета ;

∙ меню и сочетания клавиш ;

∙ панели инструментов и др .

При создании нового документа на основе шаблона содержание шаблона и его

средства переносятся в документ , а сам шаблон остается без изменения .

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки доку — мента , такие как элементы автотекста , шрифты , назначения сочетаний клавиш , макросы , меню , параметры страницы , форматирование и стили . Существует два основных вида шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов .

Общий шаблон – шаблон документа , загруженный в Microsoft Word командой Шаблоны и надстройки ( меню Сервис ). Во время работы с любым документом , даже ес — ли этот документ основан на другом шаблоне , доступны все макросы , элементы списка автотекста , специальные панели инструментов , меню и сочетания клавиш , хранящиеся в общем шаблоне .

Шаблон Normal.dot разработан специально для использования в качестве общего шаблона . Созданные пользователем элементы , хранящиеся в этом шаблоне , доступны во всех документах .

Шаблон Normal.dot – универсальный шаблон для любых типов документов . При запуске программы Microsoft Word или при нажатии кнопки Создать , на основе шаб — лона Normal.dot создается новый пустой документ . Для изменения стандартного формати — рования или содержимого документа внесите необходимые изменения в этот шаблон .

Шаблон Normal.dot должен храниться в папке Шаблоны . Чтобы задать другое рас — положение , в меню Сервис выберите команду Параметры , перейдите на вкладку Распо —

ложение и укажите нужную папку как значение параметра Шаблоны пользователя или параметра Общие шаблоны . Если шаблона Normal.dot нет ни в этих папках , ни в папке программы Word, будет автоматически создан новый шаблон Normal.dot со стандартными параметрами документа Word.

Шаблоны документа , например , шаблоны записок или факсов , в диалоговом окне Создание документа , содержат настройки , доступные только для документов , основанных на этом шаблоне . Например , при создании записки на основе шаблона записок могут ис — пользоваться как настройки шаблона записок , так и настройки общих шаблонов . В Word имеется набор шаблонов документов , и , кроме того , можно создавать шаблоны самостоя — тельно .

Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных доку — ментов . Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов , как :

∙ счета , заказы , и вообще любые стандартные формы на бланках ;

∙ деловые письма и факсы .

Тема. Использование шаблонов в MS Word

Автор: Воронкина Н.А.

Использование шаблонов для подготовки печатных бланков и Web- страниц зна — чительнонотел с кратитсокраитвремявремя , затрачиваемое , затрачиваемоенанаподготовкуподг товкутакихтакихдокументовдокументов . .

В состав Word 2002 включено значительное число шаблонов для публикаций , пи — сем , факсов , отчетов и других документов . Эти шаблоны можно модифицировать или соз — давать на их основе свои . Кроме того , некоторые из шаблонов являются мастерами , т . е . представляют собой последовательность диалоговых окон , которые позволяют создавать документы в полуавтоматическом режиме ( пользователь отвечает на вопросы , а Word на основе полученных ответов конструирует документ ).

Шаблоны являются основным документом для создания интерактивных форм . Word позволяет создавать формы с полями ввода , раскрывающимися списками и флажка — ми . Поскольку формы используются многократно , их целесообразно сохранять как шаб — лоны .

2.1. Использование стандартных шаблонов Word 2002

В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе использова — нием шаблона « Обычный » (Normal.dot) и , может быть , еще некоторыми для служебных записок и отчетов .

Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные инструменты , сти — ли , меню и макросы , предназначенные для использования в различных процедурах . По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные , со —

временные и изысканные .

Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов , соответствующих вкладкам диалогового окна Шаблоны .

2.2. Создание документа с использованием шаблона

Создать новый документ на основе шаблона очень просто . Для этого нужно вы — брать команду Ф айл–Созд а ть… , после чего появиться область задач , в которой будет отображена панель Создание документа . Далее следует воспользоваться ссылкой Общие шаблоны… из группы Создание с помощью шаблона на панели Создание документа .

Читайте также:  Opencart краткое описание товара

Презентация к уроку

Внимание! Предварительный просмотр слайдов используется исключительно в ознакомительных целях и может не давать представления о всех возможностях презентации. Если вас заинтересовала данная работа, пожалуйста, загрузите полную версию.

Раздел программы: текстовый процессор Microsoft Word.

Тип урока: изучение нового материала.

Вид урока: комбинированный.

Время проведения урока: один из последних уроков по теме “Оформление текстовых документов в программе Microsoft Word”.

Оборудование: компьютерный класс, проектор, листы самоконтроля, ручки с синей и зеленой пастой, словари иностранных слов или толковый словарь, образцы резюме, рекомендации по составлению резюме.

Цели урока:

  • Образовательная – познакомить учащихся с понятиями шаблона и резюме. Учить использовать компьютерные шаблоны при составлении резюме.
  • Развивающая – развивать познавательный интерес учащихся, умения применять полученные знания на практике.
  • Воспитательная – повысить уровень информационной культуры учащихся.

План урока:

  1. Организационный момент (3 мин.)
  2. Повторение изученного материала (5 мин.)
  3. Объяснение новой темы (15-16 мин.)
  4. Закрепление изученного материала. Выполнение практической работы (12-15 мин.)
  5. Проверка практической работы ( 3 мин.)
  6. Подведение итогов урока (3 мин.)

То, что мы знаем – ограничено,
А, то, что мы не знаем – бесконечно.
П.Лаплас

1. Организационный момент.

Здравствуйте ребята. Садитесь. Хочется надеяться, что сегодняшний урок разбудит у Вас, жажду новых познаний, ведь “великий океан истины” по-прежнему расстилается перед Вами не исследованным до конца.

Тема нашего урока: “Использование шаблонов в программе Microsoft Word”.

Откройте тетради, запишите число и тему урока. Обратите внимание на эпиграф. Сегодня на уроке мы с Вами поговорим о двух понятиях: шаблоны и резюме. Попытаемся научиться составлять резюме на компьютере с использованием соответствующего шаблона. Что-то новое всегда кажется на первый взгляд сложным, поэтому давайте работать вместе.

Вместе не трудно, вместе не тесно,
Вместе легко и всегда интересно!

2. Повторение ранее изученного материала.

Учитель: Чтобы в конце урока определить достигнута ли поставленная цель, давайте выполним небольшую работу. У каждого из вас на столе лежит лист самоконтроля (Приложение 1). Синей пастой поставьте знак “+” в соответствующей колонке. (После заполнения листов учащиеся кладут их на край парты до конца урока).

Учитель: с текстовым редактором Microsoft Word Вы уже хорошо знакомы. Перечислите пожалуйста основные возможности этого мощного текстового процессора.

Возможные ответы учащихся:

  • эта программа позволяет вводить текст;
  • вставлять в документ рисунки и отсканированные изображения;
  • форматировать текст и графические изображения;
  • создавать сложные по структуре документы;
  • добавлять таблицы и диаграммы;
  • сохранять документы

Учитель: Молодцы! Правильно.

3. Объяснение новой темы.

Но кроме документов, которые Вы уже научились оформлять, существует множество других: анкеты, опросные листы, брошюры и служебные записки. Все они представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Так, например, в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как ШАБЛОН.

Какие ассоциации у Вас возникают, когда Вы слышите это слово?

Учащиеся выстраивают свой ассоциативный ряд.

ШАБЛОНЫ – это образцы или модели, позволяющие быстро создавать типовые документы.

Запишите, пожалуйста, это определение в тетрадь.

Т.е по своей сути, шаблоны – это заготовки будущих документов.

При создании документа, используя шаблон, пользователю нужно только ввести текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.

Итак, как же создать шаблон?

Для этого в первую очередь необходимо запустить программу Microsoft Word. После запуска текстового процессора на экране монитора появляется изображение окна этой программы. По умолчанию мы с Вами видим чистый лист, который является рабочим полем.

Подскажите, как быть, если привычный для Вас рабочий лист отсутствует?

Возможный ответ учащихся: Щелкнуть по кнопке “Создать”

Учитель: Хорошо, кто знает другой способ?

Возможный ответ учащихся: Выполнить команду Файл — Создать – Новый документ

Совершенно верно. Я сделаю именно так, как Вы сказали. В меню Файл выбираем пункт Создать и на экране монитора появляется диалоговое окно “Создание документа”, где действительно имеется значок “Новый документ”. Если выбрать этот значок и щелкнуть по кнопке “Новый документ”, в окне программы Microsoft Word снова откроется новый документ. На самом деле этот чистый лист ни что иное, как шаблон, который предназначен для ввода текста и графики. Он содержит все наиболее часто используемые в Word параметры: панели инструментов, их кнопки и расположение, пункты меню и т.д.

Значит можно сделать вывод, что с одним из шаблонов Вы уже хорошо знакомы.

Вернемся к окну “Создание документа”. Выбрать “На моем компьютере. ”. Значок создания Нового документа находится во вкладке “Общие”. Давайте внимательно посмотрим на это диалоговое окно. Кроме вкладки “Общие” существуют другие : Другие документы, Записки, Отчеты и т.д. Значит, кроме обычных Новых документов можно создавать другие – “НЕОБЫЧНЫЕ”.

Например, если выбрать вкладке письма и факсы, то можно создать изысканное или современное письмо, или воспользоваться мастером факсов. Как создать трафаретное письмо Вы можете разобраться и без учителя, пользуясь справочной системой.

Читайте также:  Программа для управления цветом мышки

Пожалуй, самым загадочным является шаблон резюме.

Что такое резюме? Может кто-нибудь попробует ответить на этот вопрос? (Выслушав ответы учащихся, учитель предлагает всем обратиться к словарю иностранных слов и записать определение резюме в тетрадь).

РЕЗЮМЕ – это краткое изложение сути написанного, прочитанного или сказанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо; несклоняемое существительное среднего рода от французского resume (словарь иностранных слов г. Москва).

В настоящее время резюме очень часто составляется при поступлении в какое-либо учебное заведение или при устройстве на работу. А для Вас это сейчас не мало важно.

По стилю написания резюме может быть стандартное, современное и изысканное. У каждого на парте есть образцы этих трех стилей.(Приложение 2, Приложение 3, Приложение 4 ). Посмотрите на них внимательно и ответьте мне на вопрос “Что в этих трех документах общего?”

Возможные ответы учащихся: Повторяются пункты – цель, опыт работы, образование, увлечения.

Учитель: Правильно. А чем эти документы отличаются?

Возможные ответы учащихся: Оформлением

Верно. Отличаются стилем оформления. Например, в стандартном резюме используется полужирное начертание, а в современном стиле – выделение цветом.

Чтобы составить резюме на компьютере, необходимо выполнить следующий алгоритм:

1. Выполнить команду Файл-Создать;

2. В диалоговом окне “Создание документа” выбрать команду “На моем компьютере. ” вкладку “Другие документы”;

3. Выбрав нужный стиль резюме, щелкнуть по кнопке “ОК”.

4. Заполнить резюме.

1. Выполнить команду Файл-Создать;

2. В диалоговом окне “Создание документа” выбрать команду “На моем компьютере. ” вкладку “Другие документы”;

3. Выбрав “Мастер резюме”, щелкнуть по кнопке “ОК”.

4. В диалоговом окне “Мастер резюме” щелкнуть по кнопке “Далее”.

5. В окне выбрать стиль оформления и щелкнуть по кнопке “Далее”.

6. В окне выбрать тип резюме (н., “Обычное”), щелкнуть по кнопке “Далее”.

7. В диалоговом окне указать свои Ф.И.О., а также адрес и др. сведения, щелкнуть по кнопке “Далее”.

8. В окне укажите, какие сведения о себе вы хотите включить в резюме, щелкнуть по кнопке “Далее”.

9. В окне из списка предложенных пунктов выбрать необходимые, щелкнуть по кнопке “Далее”.

10. Выбрать дополнительные пункты, щелкнуть по кнопке “Далее”.

11. Добавить свои дополнительные пункты в резюме, щелкая по кнопке “Добавить”.

12. В диалоговом окне щелкнуть по кнопке “Готово”.

13. Заполнить резюме.

Запишите этот алгоритм в тетрадь.

(после записи алгоритма в тетрадь учитель показывает, как заполняются поля шаблона)

Физкультминутка

4. Закрепление изученного материала.

Учитель: А теперь представьте себе, что я – председатель приемной комиссии какого-либо учебного заведения. При поступлении Вы должны предоставить приемной комиссии резюме, заполненное на компьютере. При работе за компьютером не забывайте соблюдать правила по технике безопасности. Выполнив предложенный мною алгоритм, Вы будете заполнять свое резюме. При оценке Ваших работ будет учитываться не только правильность заполнения полей, их содержание, но и оформление. Проявите творческий подход, воспользуйтесь всеми известными Вам возможностями форматирования и редактирования текста.

(Учащиеся выполняют практическое задание в течение 12-15 минут, а учитель корректирует их действия. Для учащихся, занимающихся на “3” предлагается рекомендации правила по составлению резюме (Приложение 5).

5. Проверка практической работы

Ребята, Вы конечно уже знаете, что в учебные заведения поступают на конкурсной основе. Поэтому я, как председатель приемной комиссии, хотела бы отметить резюме следующих учащихся. (Перечисляются фамилии детей). Они не допустили ошибок при заполнении полей шаблона, Воспользовались различными стилями начертания и выравнивания.

От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинам Новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, используемый в качестве основы, остается неизменным и пригоден для дальнейшего использования.

Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю большие возможности по их применению.

На уроке мы с Вами познакомились с одним из них. Но существуют и другие: календари; брошюры; справочники. (Приложение 6, Приложение 7, Приложение 8).

6. Подведение итогов урока.

Наш урок близится к завершению. Я попрошу Вас вернуться к листу самоконтроля, который вы заполняли в начале урока. Возьмите ручки с зелеными пастами и еще раз заполните эти же листы. Сравните, пожалуйста, ваши ответы на поставленные вопросы в начале и в конце урока. Ответьте мне на вопрос: “Что нового Вы узнали на уроке?”.

На основе ваших ответов можно сделать вывод, что цель, поставленная в начале урока, нами достигнута. Вашу работу на уроке, учитывая ответы каждого, создание собственного резюме я оценила следующим образом. (Сообщаются оценки каждому учащемуся).

Загляните в компьютер. Сколько еще не познанного вокруг! Какое поле деятельности для пытливого ума, умелых рук и любознательных натур!

Ссылка на основную публикацию
Что такое shell core
Офис built-to-suit Shell & core – состояние офисного помещения «под отделку», в данном помещении присутствуют только бетонная стяжка, стеклопакеты, подведенные...
Что лучше ps3 или ps4
PlayStation 4 выпуска 2013 года позиционируется на рынке как флагман нового поколения игровых приставок от Sony. Анонс новинки дал понять,...
Что лучше амд или нвидиа для игр
Война видеокарт никогда не прекращается. Если вы спросите консольного игрока, он вам подробно расскажет о бесконечном соперничестве между Xbox One...
Что такое sptd в daemon tools
Подлинный файл является одним из компонентов программного обеспечения SPTD Device Driver, разработанного Duplex Secure. Sptd.sys - это драйвер в Windows....
Adblock detector