Коды полей
Коды полей – это элементы поля, определяющие его значение. Они появляются в виде специальных инструкций, заключенных в фигурные скобки. Например, вы можете поместить в документ код поля, который будет вставлять текст определенного файла. Например, код поля
Чтобы увидеть все возможные типы полей, выберите значение (Все).
В списке Поля выберите тип поля для вставки. Для получения более полной информации используйте ключи. Например, если вы хотите включить в колонтитул имя файла и путь к нему, в списке Поля, выберите значение FileName, нажмите кнопку Коды поля. В новом окне нажмите кнопку Параметры. Откройте вкладку Ключи, в поле Ключи выберите р и нажмите кнопку Добавить.
Отображение на экране кодов полей или их значений
Чтобы отобразить на экране коды полей, а не их значения, выберите команду Параметрыв меню Сервис,а затем установите флажок коды полей на вкладке Вид (ALT+F9).
Чтобы скрыть код поля, установите указатель на код поля, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Коды/значения полей.Чтобы предотвратить изменения текущего значения поля, произведите блокировку поля.
Обновление полей
Выполните одно из следующих действий.
1. Чтобы обновить отдельное поле, выделите поле или значение поля, а затем нажмите клавишу F9.
2. Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9.
СОВЕТ: Существует возможность автоматического обновления всех полей документа перед каждым его выводом на печать. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем на вкладке Печать установите флажок Обновлять поля.
Разрешение вопросов, связанных с полями
1. Текст отображается на сером фоне.
Сначала нажмите клавиши ALT+F9. Если текст, отображаемый на сером фоне, будет заменен кодом поля, значит выбран параметр затенение полей. Затенение полей не выводится на печать. Если необходимо удалить его, или отображать только при выделении поля, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Вид, а затем выберите в поле со списком затенение полей пункт Никогда или При выделении.
2. Поле содержит неправильные сведения.
Чтобы обновить значение поля, выделите его, а затем нажмите клавишу F9. Если обновления сведений не произошло, значит, поле заблокировано. Чтобы снять блокировку, выделите поле, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F11, а затем еще раз нажмите клавишу F9. Чтобы вновь заблокировать поле, запретив изменение текущего значения поля, выделите его и нажмите клавиши CTRL + F11.
3. Режим отображения кодов полей отключен, но вместо значений полей все равно выводятся коды.
Возможно, ограничивающие поле фигурные скобки ( < >) были введены непосредственно с клавиатуры. В таком случае поле не будет работать. Чтобы правильно вставить поле, сначала нажмите клавиши ALT+F9, чтобы увидеть коды полей. Затем нажмите клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки и ввести инструкции. Кроме того, для вставки поля можно воспользоваться командой Поле (меню Вставка ).
INCLUDETEXT – вставка текста или рисунка
Вставка текста или рисунка, содержащегося в указанном документе. Пользователь может вставить весь документ или часть документа. Если это документ Microsoft Word, возможна только вставка фрагмента, помеченного закладкой.
Примечание. Если исходный документ является документом Microsoft Word, пользователь может изменить текст, вставленный с помощью поля INCLUDETEXT, а затем сохранить внесенные изменения в исходном документе. Измените вставленный текст и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F7.
Безопасность. Поскольку коды полей могут быть видимыми для любого читателя документа, проверьте, что информация, помещаемая в коды полей, не является конфиденциальной.
Имя документа. Если этот параметр включает длинное имя файла с пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути используйте двойные обратные косые черты.
Закладка. Имя закладки, ссылающейся на фрагмент документа, который следует вставить.
Данное поле вставляет фрагмент файла, на который ссылается закладка «Обзор».
ASK – ввод данных для закладки
Предлагает пользователю ввести данные и присваивает закладку введенным данным. В то место документа, где следует напечатать введенные данные, после поля ASK необходимо вставить поле REF. Для вычисления значения закладки с использованием сведений, введенных в другие поля, например в поле = (Формула), следует вставить имя закладки в инструкции соответствующего поля.
Закладка. Имя закладки, присвоенной данным, введенным в ответ на приглашение, например «ИмяКлиента».
Приглашение. Текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента». Приглашение выводится при каждом обновлении поля ASK. Введенные данные остаются присвоенными указанной закладке до тех пор, пока не будут введены новые. Если поле ASK используется в основном документе слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (если не указан ключ o).
d – Задает ответ для использования по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно приглашения. Например, поле < ASK Кассир "Введите инициалы кассира:" d "ПЖ" >присваивает значение «ПЖ» закладке «Кассир», если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Если ответ для использования по умолчанию не задан, Microsoft Word использует последний введенный ответ. Чтобы указать для использования по умолчанию пустое значение, введите пустые кавычки после данного ключа (d "").
o – При использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.
REF – вставка текста закладки
Вставка текста или рисунка, помеченного указанной закладкой. Закладка должна быть определена в активном документе.
В большинстве случаев вместо поля REF можно использовать имя закладки. Использование поля REF не является обязательным, кроме случаев, когда имя закладки совпадает с именем поля. Например, если имя закладки «Author» совпадает с именем поля Microsoft Word, например AUTHOR, необходимо использовать полную форму поля REF. Поле < REF Author >вставит текст, помеченный закладкой «Author», в то время как поле < Author >вставит имя автора, указанное в поле Автор на вкладке Документ диалогового окна Свойства (меню Файл).
Имя закладки. Если текст, помеченный закладкой, содержит знак абзаца , то на текст, предшествующий полю REF, налагается форматирование абзаца, хранящегося в закладке.
Следующее поле REF отображает значение, введенное пользователем в ответ на запрос поля ASK. Значение, введенное пользователем, присваивается закладке с именем «Цена».
FILLIN – запрос на вставку текста в документ
Предлагает пользователю ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле. Если ответ требуется напечатать в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK.
Приглашение выводится при каждом обновлении поля FILLIN. Если поле FILLIN используется в основном документе слияния, приглашение выводится при обработке каждой записи данных (если не указан ключ o).
При создании нового документа, основанного на шаблоне, который содержит поля FILLIN, обновление этих полей производится автоматически.
Приглашение. Текст, который отображается в диалоговом окне, например «Введите имя клиента».
d "По умолчанию" – Задает ответ, используемый по умолчанию в случае, если в диалоговом окне отсутствует текст. Например, поле < FILLIN "Введите имя клиента:" d "Лобов" >вставит «Лобов», если пользователь ничего не введет в диалоговом окне. Если ответ для использования по умолчанию не задан, в Word используется последний введенный ответ. Чтобы указать для использования по умолчанию пустое значение, введите пустые кавычки после этого ключа (d "").
o – При использовании в основном документе слияния выводит приглашение только один раз (а не при обработке каждой записи данных). В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные.
Данное поле FILLIN упрощает ввод правильных данных, включая в запрос имя клиента из текущей записи данных, например: «Введите время визита, назначенное Ивану Петрову». Вставьте поле ASK или FILLIN в основной документ, а затем добавьте поле слияния в код поля.
= (Формула) – вычисление по формуле
Вычисление значения математической формулы. Для вставки поля в таблицу или основной текст документа можно воспользоваться командой Формула (меню Таблица) или нажать клавиши CTRL+F9.
При наличии электронной таблицы (например, Microsoft Excel) удобнее внедрить в документ весь лист или его часть, чем использовать поле = (Формула) в таблице.
Поле = (Формула) может использовать значения, возвращенные перечисленными ниже функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;) или запятыми (,), в зависимости от того, какие региональные параметры выбраны на панели управления Microsoft Windows. Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок.
ABS(x) – Возвращает абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AVERAGE( ) – Возвращает среднее значение из списка значений.
COUNT( ) – Возвращает количество элементов в списке.
MIN( ) – Возвращает наименьшее значение в списке.
MAX( ) – Возвращает наибольшее значение в списке.
MOD(x,y) – Возвращает остаток от деления x на y (при целочисленном делении).
PRODUCT( ) – Возвращает произведение значений, включенных в список. Например, функция < = PRODUCT (1,3,7,9) >возвращает значение 189.
SUM( ) – Возвращает сумму значений или формул, включенных в список.
Пример 1. В следующем поле указанное число вычитается из значения, помеченного закладкой «Прибыль». Ключ числового формата добавляет к результату знак денежной единицы.
12. WORD: формы. Разработка форм в WORD. Поля, используемые при разработке форм.
Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования текста, абзацев, списков, элементов автотекста, макросов.
Редактор Word имеет стандартный шаблон Normal, который загружается при открытии нового документа. Кроме того он имеет большое количество других шаблонов для создания записок, факсов, писем, публикаций и т. п. Чтобы найти требуемый шаблон, введите команду Создать, открывается окно диалога. Выберите подходящую по содержанию закладку, выберите в списке шаблонов нужный шаблон и щелкните по кнопке ОК. Шаблон может содержать поля ввода с текстом, который нужно заменить на свой, например, название организации, домашний адрес и т. п.
В документ можно вставлять поля различного вида с помощью команды Вставка, Поле или панели инструментов Форма. Ограничимся рассмотрением тех полей, которые расположены на панели управления Форма.
Панель управления Форма вызывается командой Вид, Панели управления, установить флажок Формы. Поля формы панели имеют следующее значение:
— текстовое поле служит для вставки текста, чисел, дат и времени;
— флажок – предназначен для вставки элементов управления Флажок. Флажок может иметь два состояния: установлен или снят;
— список служит для ввода данных из списка;
— параметры поля формы служат для настройки свойств полей формы;
— затенение – предназначено для выделения полей формы серым цветом;
— защита – обеспечивает защиту постоянной информации от изменения. После установки защиты курсор будет перемещаться только по полям формы.
Другие элементы управления на панели инструментов Формы не являются полями формы.
Для установки поля формы в документ установите курсор в точку ввода и щелкните мышью по требуемой кнопке на панели инструментов Формы. Для удаления поля формы выделите его мышью и нажмите клавишу Del.
Параметры Текстового поля
После установки текстового поля в документ нужно, при необходимости, настроить его параметры. Окно настройки параметров вызывается щелчком мыши по соответствующей кнопке на панели инструментов, двойным щелчком мыши по полю формы или через контекстное меню. Окно настройки параметров имеет несколько списков и строку ввода. Список “Тип” позволяет установить тип поля: обычный текст, число, дата, время или вычисления. Счетчик “Максимальная длина” позволяет установить ограничения на длину поля формы. Список “Формат” позволяет устанавливать формат текста, даты, времени или числа. Строка ввода “Текст по умолчанию” позволяет вводить, в зависимости от установленного типа, текст, число, дату или формулу. Для каждого поля формы автоматически формируется закладка.
Окно настройки параметров поля со списком позволяет вводить данные в список, а также изменять порядок следования элементов списка с помощью кнопок порядок.
Пример создания шаблона
Предположим, что нам нужно вести учет спортсменов, прибывающих на соревнование по легкой атлетике. При этом требуются отразить следующие сведения: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, номер телефона, дата рождения, возрастная группа, вид соревнования, семейное положение, дистанция, личные достижения, является ли обладателем рекордов: мирового, европейского, республиканского.
1. Введите команду Файл, Создать. В окне диалога Создание документа щелкните по кнопке Новый документ, установите переключатель Шаблон и щелкните по кнопке ОК.
2. Введите неизменяемую часть информации (Заголовки, таблицу, текст, рисунки и др.).
3. Вставьте поля формы и настройте их свойства:
по умолчанию Стадион “Динамо”;
— Дата – поле типа Дата, длина 15, с шаблоном и примером заполнения;
— Время – текстовое поле, длина 10, заполнено по умолчанию;
На этом шаге мы перечислим основные операции, которые можно выполнять над полями подстановки.
Отображение полей на экране . Word предоставляет в распоряжение пользователей около 60-ти стандартных полей. Каждое поле подстановки может отображаться на экране либо в виде кода поля , либо в виде результата подстановки, то есть значения поля . Код поля заключается в фигурные скобки, а значение поля — нет.
Рис.1. Различные представления значения поля подстановки
Чтобы изменить способ представления поля подстановки, следует установить курсор ввода в этом поле и нажать комбинацию клавиш Shift + F9 . Просмотреть коды полей позволяет команда Коды/значения полей контекстного меню, которое открывается вследствие щелчка правой кнопкой мыши на поле или с помощью комбинации клавиш Shift + F10 .
Способ представления полей во всем документе изменяется при нажатии клавиш Alt + F9 или вследствие включения/выключения опции коды полей в разделе Вид диалогового окна Сервис | Настройка . Если данная опция устаноыена, в документе отображаются коды полей, в противном случае — значения полей:
Рис.2. Опция коды полей
Обновление значения поля . В процессе обработки документа значения некоторых полей изменяются, например значения полей Время и Дата . Чтобы привести значение поля в соответствие с "текущим моментом", то есть обновить, необходимо разместить в нем курсор ввода и нажать клавишу F9 . Для обновления значения поля можно использовать также команду Обновить поле из контекстного меню (смотри рисунок 1).
Примечание . Обновление значения осуществляется независимо от способа представления поля, но увидеть результат можно только в том случае, если поле находится в режиме отображения значения. Изменение способа представления выполняется с помощью комбинации Shift + F9 или команды контекстного меню.
Удаление поля . Чтобы удалить поле, нужно полностью выделить его, включая фигурные скобки, и клавишу Delete .
На следующем шаге мы вернемся к примеру и поместим в создаваемый шаблон дату.
Содержание
10. WORD: понятие закладки и ее использование. 2
11. WORD: понятие поля. Использование полей в документах Word. 3
12. WORD: формы. Разработка форм в WORD. Поля, используемые при разработке форм. 6
13. WORD: слияние документов. Понятия основного документа и источника данных. 8
14. WORD: создание и использование макросов. 10
15. Графические редакторы. Понятие о векторной и растровой графике. 11
23. Элементы поддержки принятия решений в EXCEL: подбор параметра. 12
24. Элементы поддержки принятия решений в EXCEL: поиск решения. 13
25. EXCEL: простейшие операции, выполняемые в VBA, вставка модулей и процедур. Создание пользовательских функций. 14
26. Работа с данными в EXCEL: сортировка, итоги. 16
27. Работа с данными в EXCEL: фильтрация. 17
28. Работа с данными в EXCEL: построение сводных таблиц. 18
29. Работа с данными в EXCEL: консолидация данных. 19
30. СКМ MathCad. Интерфейс, простейшие вычисления, построение графиков. 20
31. СКМ MathCad. Матричные вычисления. Решение систем линейных алгебраических уравнений. 23
32. СКМ MathCad. Решение нелинейных уравнений и их систем. 25
33. СКМ MathCad. Решение экстремальных задач в MathCad. 27
34. СКМ MathCad. Символьные вычисления в MathCad. 28
35. Базы данных и знаний: назначение и общая характеристика. Модели баз данных. 30
36. Основные понятия реляционных баз данных. 32
40. Язык описания документов HTML. Структура HTML-документа. Основные теги. 34
10. WORD: понятие закладки и ее использование.
В повседневной жизни мы используем закладку, чтобы быстро найти интересующее нас место в документе. Аналогично в Word закладкой называется фрагмент текста, рисунок или таблица, которые используются для быстрого перехода в нужное место документа. Закладку можно использовать для создания и нумерации перекрестных ссылок. При печати закладка не выводится. При создании оглавленияWord самостоятельно вставляет закладки для каждого элемента оглавления.
1. Поместите курсор в место вставки закладки либо выделите текст или рисунок, которому необходимо присвоить имя.
2. Выберите команду Вставка – Закладка, чтобы вывести на экран окно диалога Закладка.
3. Введите имя закладки в соответствующее поле. Вы также можете выбрать имя существующей закладки в списке, и Word переместит ее в новое место.
4. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы вставить закладку в документ и закрыть окно диалога.
ПРИМЕЧАНИЕ: Закладки, как и имена диапазонов в Excel, можно использовать в расчетах. Закладка обозначает расположение числа. Например, чтобы подсчитать итоговую сумму в счете, введите закладки для обозначения статей расходов (например, Канцелярия, Транспорт и т. д.). Поместите курсор туда, где должна находиться сумма. Выберите команду Таблица – Формула. В поле Формула введите выражение с именами закладок: = Канцелярия+Транспорт, затем щелкните на кнопке ОК. При изменениях в отдельных числах выделите поле с итогом и нажмите клавишу F9, чтобы обновить формулу.
ВНИМАНИЕ: Имя закладки должно начинаться с буквы, может содержать цифры и не должно содержать пробелов. Оно не должно начинаться с цифры или знака подчеркивания. Если указать имя существующей закладки, она будет перемещена на новое место.
• Чтобы просмотреть список закладок в алфавитном порядке, установите переключатель в группе Сортировать no (Порядок) в положение имени (имя).
• Для просмотра закладок в порядке их расположения в документе установите переключатель в положение позиции.
• Нажмите кнопку Удалить для удаления выделенной закладки из текста документа. Выделенный в качестве закладки текст останется без изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы удаляете весь текст или другой элемент, к которому присоединена закладка, сама закладка тоже удаляется.
Выделенный как закладка фрагмент текста отображается на экране в квадратных скобках, например, [рисунки]. При этом должен быть установлен флажок закладки на вкладке Вид вдиалоговом окне, отображаемом на экране после выбора команду Параметрыв меню Сервис.
• Переход к закладке
Чтобы быстро перейти к закладке, можно использовать команду Вставка – Закладка или Правка – Перейти. По умолчанию в окне диалога Закладка закладки расположены в алфавитном порядке.
1. Выберите команду Вставка – Закладка, чтобы вывести на экран окно диалога Закладка.
2. Выделите название закладки, к которой вы хотите перейти. Вы также можете провести сортировку закладок по расположению в документе, а затем указать нужную.
3. Щелкните на кнопке Перейти. Курсор переместится в позицию закладки. Если закладка обозначает объект или фрагмент текста в документе, то он весь будет выделен.
ПРИМЕЧАНИЕ: Вы также можете использовать клавиши Ctrl+G. Затем на вкладке Перейти открывшегося окна диалога в списке Объект перехода выберите пункт Закладка и укажите имя нужной закладки в поле справа.
11. WORD: понятие поля. Использование полей в документах Word.
Поля используются в документе для размещения переменных данных. Они содержат набор команд, позволяющий разместить требуемую информацию в определенном месте документа. Эта информация может меняться в зависимости от заданных условий. Например, поле номера страницы. Поле содержит название типа поля и инструкции, которые заключаются в фигурные скобки.
Коды полей
Коды полей – это элементы поля, определяющие его значение. Они появляются в виде специальных инструкций, заключенных в фигурные скобки. Например, вы можете поместить в документ код поля, который будет вставлять текст определенного файла. Например, код поля
Чтобы увидеть все возможные типы полей, выберите значение (Все).
В списке Поля выберите тип поля для вставки. Для получения более полной информации используйте ключи. Например, если вы хотите включить в колонтитул имя файла и путь к нему, в списке Поля, выберите значение FileName, нажмите кнопку Коды поля. В новом окне нажмите кнопку Параметры. Откройте вкладку Ключи, в поле Ключи выберите р и нажмите кнопку Добавить.
