Как устроена работа сотрудника самой обыкновенной городской библиотеки? С какими посетителями приходится общаться ежедневно? В чем романтика профессии, казалось бы, из прошлого века? Чтобы ответить на эти и другие вопросы, а также развеять устоявшиеся мифы о работе библиотекаря, корр. PRIMPRESS на один день устроилась на работу в одну из публичных библиотек Владивостока.
Еще совсем недавно я сама трудилась в научной библиотеке, где характер работы был несколько другим. В основном я занималась ведением базы данных научных трудов, консультировала читателей по различным вопросам. Сегодня же мне предстояло познакомиться с особенностями работы молодежной библиотеки «БУК», расположенной в самом центре нашего города.
И вот, я вновь оказалась среди книг. Здесь они стоят в свободном доступе, читатели могут спокойно подойти к стеллажам и выбрать литературу на свой вкус. После знакомства с сотрудниками библиотеки сразу захотелось развенчать миф о том, что библиотекари – старомодные женщины в очках и с замысловатыми прическами. Заведующая библиотекой Мария Порваткина не просто стильная и современная девушка, но и настоящий профессионал в своей области, ведь она не только выполняет административную работу, но и иногда занимается выдачей книг.
Итак, рабочий день здесь начинается в 11.00. Одна из первостепенных задач библиотекаря – приведение фонда в порядок. Необходимо расставить по местам книги, которые читатели сдали в конце предыдущего рабочего дня, навести порядок на книжных полках. Ведь читатели, когда выбирают книги, не всегда кладут их на свое место.
Вскоре я оказалась за библиотечной стойкой. Сотрудница библиотеки Наталья Николаевна познакомила меня с особенностями работы отдела обслуживания. Сейчас в библиотеках практически все автоматизировано. Все читатели занесены в единую электронную базу данных. У всех есть пластиковые читательские билеты, по которым можно посещать все библиотеки Владивостока, относящиеся к центральной библиотечной системе города. На все книги наклеены штрих-коды, библиотекарь подносит к ним сканер, и издание сразу же отображается на страничке у читателя в специальной компьютерной программе.
Но, несмотря на эти нововведения, все записи о выданных книгах дублируются в бумажном формуляре, а статистика посещаемости и книговыдачи ведется в тетрадке. Мне пояснили, что программы могут давать сбой, поэтому вся необходимая информация дублируется на бумажных носителях.
Многие считают, что все библиотекари на работе практически ничего не делают, только читают, пьют чай и выдают книжки редким читателям. На самом деле никто просто не замечает, что библиотекарю нужно еще и постоянно поддерживать порядок в книжном фонде, вести отчетность. Зачастую у библиотекарей просто не хватает времени на чтение. Мария, например, и вовсе сожалеет, что в должностных инструкциях сотрудников нет пункта, который бы обязывал хотя бы один час в день проводить за чтением. Ведь сейчас выходит огромное количество художественной и научно-популярной литературы, в которой нужно уметь ориентироваться, чтобы посоветовать читателю книгу, которая придется ему по душе.
А еще абсолютно в каждой библиотеке раз в месяц проходит мероприятие под названием «санитарный день» — работникам интеллектуального труда приходится проявлять себя в физической работе. Еще по собственному опыту работы в библиотеке я убедилась, что протирать пыль на высоченных стеллажах с тяжелыми книгами не так-то просто.
После беседы заведующая библиотекой провела для меня небольшую экскурсию по книжному фонду. В основном здесь представлена художественная литература и научно-популярные издания, или так называемый нон-фикшн. Есть и отдел детской литературы. Дело в том, что раньше в здании библиотеки «БУК» находилась первая в городе детская библиотека, которая позже была известна как библиотека-салон им. А.С. Пушкина. Отчасти поэтому некоторые жители нашего города думают, что «БУК» – детская библиотека.
Мое внимание привлекла тетрадь, в которой записаны читатели, стоящие в очереди на определенные книги. Также там были записаны отказы читателям и пояснения, почему запросы не были выполнены. Изучив эти записи, библиотекарь может сделать вывод, какие издания пользуются наибольшей популярностью и что стоит приобрести для учреждения, чтобы не потерять свою аудиторию. А я нашла ответ на вопрос, есть ли будущее у библиотек в том виде, в котором они существуют: поскольку на книги есть спрос, то и библиотеки точно будут существовать.
Рабочий день в библиотеке «БУК» завершается в 19.00, однако ее двери не закрываются для посетителей. Почти каждый вечер здесь проходят лекции на самые разные темы. Проект-менеджер библиотеки Алиса Плюхина рассказала, что, например, в преддверии 9 Мая в «БУКе» проходило много мероприятий, посвященных Великой Отечественной войне. В день моего посещения библиотеки детям рассказывали о животных, которые принимали участие в Великой Отечественной войне. Также здесь проводят открытые лекции некоторые преподаватели ДВФУ, проходят языковые курсы для детей и взрослых. Одной из основных сложностей для сотрудников стало то, что лекторов очень много, поэтому приходится тщательно выбирать спикеров, которые будут интересны для целевой аудитории библиотеки.
Несмотря на то что сегодня большинство книг можно найти в Интернете, немало посетителей продолжают ходить в библиотеки. За тот короткий промежуток времени, который я провела в библиотеке, ее посетили около десяти человек. Причем это были люди абсолютно разных возрастов.
Мария Порваткина делит посетителей библиотеки на две категории. Представители первой приходят непосредственно за книгами. Но есть и те, кто посещает какие-то определенные мероприятия либо приходит поработать за компьютером в спокойной обстановке. Но бывают и необычные посетители. Библиотека находится в историческом центре города, иногда сюда заходят маргинальные личности. Поэтому в учреждении есть даже тревожная кнопка на случай чрезвычайных ситуаций.
В завершение своего «рабочего дня» я сама решила стать читателем библиотеки «БУК» и оформила читательский билет.
Чтобы компания могла избежать лишних расходов, но в тоже время не перегружать своих сотрудников, требуется тщательно продумать необходимость каждой рабочей единицы на предприятии.
Для этого существует специальная система, которая получила название фотография рабочего времени. Это особый документ, который позволяет определить эффективность сотрудника либо целого отдела.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
На основании фотографии рабочего времени у руководства есть возможность принять правильное решение относительно штата работников. Если результат исследований покажет незаменимость определенной должности, ее ни в коем случае нельзя сокращать. Те люди, которые не приносят пользы предприятию, могут быть уволены.
Что это такое?
Под ФРВ подразумевается особая форма наблюдения за рабочим процессом.
В данном случае за определенное количество времени, к примеру, за день, записываются все действия человека, занимающего конкретную должность. Далее полученная информация сверяется с планом работы, на основании чего делаются определенные выводы.
Стоит заметить, что фотография может быть сделана не только в отношении определенного человека, но и целого отдела. По результатам обследования можно достаточно точно определить, насколько четко выполняются работы, и какое количество времени для этого требуется. В результате может быть пересмотрен рабочий график или даже целесообразность должности.
Фотографии используются чаще всего для оценки качества работников на производстве. Но этот способ может оценивать не только физическую, но и интеллектуальную работу. Поэтому при помощи ФРВ можно определить загруженность бухгалтерии, отдела кадров и менеджерского состава.
Фотографию рабочего дня зачастую применяют для того, чтобы снизить затраты на сотрудников. Это дает возможность более тщательно высчитывать необходимые денежные ресурсы для конкретной должности. К примеру, после проверки какую-либо должность могут перевести на полставки.
ФРВ дает возможность правильно определить структуру рабочего времени, выявить причины, по которым не выполняется план и происходит потеря времени сотрудниками. Фотография нескольких работников позволяет определить, кто из них трудится более эффективно.
Это удобно, когда необходимо расстаться с частью коллектива. Более того, такой подход дает возможность увидеть, почему появляются передовики производства.
Фотография рабочего времени позволяет увидеть, насколько правильно и комфортно оборудовано место работника. Если в процессе проверки окажется, что существуют преграды для быстрого выполнения задачи, они могут быть устранены.
Некоторые ошибочно путают ФРВ и хронометраж рабочего времени. Разница в данном случае в длительности проведения исследования. В последнем случае это может продолжаться около 7 дней или месяц. Время проведения хронометража определяется непосредственно самим работником.
Фотография – это официальная процедура, которая инициируется главой компании. При работе с ФРВ информация должна фиксироваться в специальном бланке. После этого документация подается на рассмотрение начальству, которое и будет делать окончательные выводы.
В худшем случае работника могут уволить. Читайте об этом здесь.
Цели и функции
Фотография рабочего дня представляет собой комплекс мероприятий, целью которого чаще всего становится целесообразность использования определенного рабочего места или даже отдела. Если окажется, что работа неэффективна, могут последовать сокращения.
Целью фотографии может быть обнаружение причин утраты рабочего времени. В зависимости от полученных результатов предпринимаются определенные меры. Нередко это в значительной степени увеличивает продуктивность работников. Фотография рабочего времени также помогает корректно разрабатывать нормативы для ведения рабочего процесса.
Подобные методы многофункциональны. Они позволяют руководящему составу определить четкую картину того, как работают сотрудники по отдельности либо в команде. От эффективности труда может во многом зависеть успех предприятия. Но ФРВ может быть помощником не только главы компании. Этим методом пользуются менеджеры и начальники отделов.
Подобная исследовательская работа дает возможность грамотно создавать должностные инструкции и следить за эффективностью кадрового состава.
Фотография рабочего дня нередко инициируется и самими работниками. Однако, для проведения подобной работы необходимо согласие руководства. Сотрудники могут использовать ФРВ для определения эффективности своего труда.
Виды и этапы проведения
Всего существует несколько типов ФРВ. Это может быть индивидуальное обследование для каждого отдельного сотрудника, а также проведение массовой фотографии и бригадной.
Некоторые работники используют метод самофотографии, то есть применяют способ самостоятельной аттестации. Но это обязательно должно быть согласовано с руководством, иначе, подобный документ не будет иметь никакого значения.
Индивидуальное исследование является одним из самых распространенных методов ФРВ. Эта работа проводится с целью определения эффективности определенного сотрудника. При этом трудовая комиссия на протяжении одного рабочего дня тщательно наблюдает за тем, как трудится специалист.
Все данные заносятся в специальный бланк, который именуется наблюдательным листом. Далее эта бумага передается руководителю, который может сделать определенные выводы относительно конкретного сотрудника.
Массовая фотография выполняется в том случае, когда нужно оценить целый отдел либо группу сотрудников. Этапы проведения работы в данном случае не будут отличаться от предыдущего варианта. Но в результате общей аттестации можно увидеть эффективность работы не только группы, но и отдельных сотрудников.
Нередко лицо, которое проводит исследование, разделяет рабочее время на периоды, в каждом из которых ведется наблюдение за определенным работником. Это дает возможность не создавать большую аттестационную комиссию. Данные заносятся в один общий лист, однако, с определенными пометками в виде букв.
Бригадное исследование от группового ничем не отличается. Тут используются аналогичные этапы, но только количество людей может быть больше, чем в предыдущем случае.
Любой вид фотографии рабочего времени, кроме самофотографии, должен проводиться только руководящим составом. Для этого определяется аттестационная комиссия, которая может состоять из инженеров, менеджеров по персоналу, сотрудников бухгалтерии либо специалистов по охране труда.
Чаще всего, когда речь идет об индивидуальной фотографии, ответственным лицом назначается работник отдела кадров.
Далеко не всегда карта фотографии рабочего дня показывает четкую картину, так как в определенные дни недели или месяца могут отмечаться более спокойные периоды. Поэтому желательно проводить аттестацию несколько раз. А в окончательный бланк вносить средние показатели.
Каждый специалист, который назначен для проведения аттестации, должен для начала провести качественную подготовительную работу. Это позволит узнать особенности труда сотрудника, специфику его рабочего места и другие важные параметры, которые оказывают влияние не конечную оценку.
Далее можно приступать к оцениванию труда работника. При создании индивидуальной фотографии проводится наблюдение за сотрудником на протяжении всего рабочего периода, включая перерывы.
Пример ФВР бухгалтера
Оценивать могут не только тех работников, которые трудятся физически, но и проводить аттестацию сотрудников интеллектуального труда. Принцип составления карты будет примерно одинаковый, но иногда некоторые параметры приходится менять, чтобы получить более четкую картину происходящего на конкретном рабочем месте.
В качестве примера можно взять индивидуальную карту фотографии рабочего времени сотрудника бухгалтерии:
- ООО «Компания»
- Подразделение: Бухгалтерия
- Дата наблюдения: 17.08.2018
- Режим работы: с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00
- ФИО: Иванова Мария Ивановна
- Должность: бухгалтер
- Стаж: 5 лет
Исследование рабочего времени:
- Начало рабочего дня в 8:00;
- Подготовка к работе, включение техники с 8:00 до 8:10;
- Работа с документами с 8:10 до 9:30;
- Проверка правильности документов в программе 1С с 9:30 до 10:30;
- Пауза в работе по личным нуждам с 10:30 до 10:40;
- Прием посетителей, оформление документации и ее проверка с 10:40 до 13:00;
- Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00;
- Составление реестра задолженностей по оплате счетов с 14:00 до 14:30;
- Составление актов сверки с контрагентами с 14:30 до 15:10;
- Работа с контрагентами и ответственными лицами по согласованию задолженностей и подписанию документов с 15:10 до 16:00;
- Пауза в работе по личным нуждам с 16:00 до 16:10;
- Взаимодействие с сотрудниками складов, бухгалтерами и поставщиками для составления отчетной документации с 16:10 до 16:40;
- Работа с приложением по формированию журнала отчетных операций за месяц с 16:40 до 16:55;
- Выключение компьютера, уборка рабочего места, перемещение важных документов в сейф с 16:55 до 17:00;
- Уход домой в 17:00.
Это пример того, как заполняется бланк фотографии рабочего времени для одного сотрудника. Здесь расписаны все рабочие процессы, которые совершил сотрудник за один день.
Для того чтобы получить более достоверную информацию об эффективности труда данного работника, следует провести дополнительную аттестацию. Но нередко руководство принимает решение на основании одного исследования.
Заполнение бланка
Бланк карты фотографии рабочего времени стандартный. Вне зависимости от того, в какой сфере будет трудиться специалист, его оценивают по одному стандарту и вносят данные в конкретную бумагу. При этом обязательно указывается подразделение, в котором трудится человек.
При оформлении бланка фотографии рабочего времени необходимо указать название предприятия, данные проверяемого сотрудника с обязательным указанием должности, а также вид выполняемых работ.
Далее представитель аттестационной комиссии может начать заполнение таблицы. Здесь вносится каждый этап работы с обязательным указанием временного периода, который был потрачен на определенные действия.
В бланке можно увидеть и столбик для примечаний. Сюда нужно внести различные сведения, которые носят лишь дополнительный характер, но они были получены в процессе исследовательской работы.
Образец заполнения индивидуальной карты учета рабочаго времени:
Итоги и выводы
Итоги подводятся под таблицей. Здесь можно определить время на подготовку и завершение рабочего процесса, период, за который сотрудник справился с основными поставленными задачами, а также количество перерывов. Далее бланк подписывается и отправляется вышестоящему руководству.
Одним из важных моментов будет определение коэффициента эффективности рабочего времени. Для этого может быть использована формула:
К=(ПЗ+ОП+ОР)/420, где
- К – коэффициент эффективности,
- ПЗ и ОР – это подготовка и завершение рабочего процесса,
- ОП – это количество времени, которое понадобилось на то, чтобы справиться с поставленной задачей.
Результат выносится в процентах, где приближенность к сотне является наилучшим показателем.
Низкие цифры могут стать причиной того, что работу сотрудника посчитают недостаточно качественной. Такого работника могут легко заменить либо вовсе сократить, если будет доказано, что с его повседневными действиями могут справиться другие.
Фотография рабочего времени является достаточно эффективным инструментом, который дает возможность качественно проверять действия каждого отдельного сотрудника. Это позволяет компании формировать коллектив высококлассных работников, которые стремятся к улучшению результата и ответственно выполняют поставленные задачи.
Для руководителя фотография рабочего дня подчиненных является эффективным средством выявления кандидатов на увольнение, а также для понимания картины того, каким должен быть штат специалистов на предприятии.
Тем не менее, не всегда стоит делать выводы на основании одной проверки. Если коэффициент использования рабочего времени оказался очень низким, вполне возможно, следует провести дополнительные исследования.
Узнайте немного больше о фотографии рабочего дня из видео:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
Применение норм времени при планировании работы библиотеки
Прежде чем начать рассматривать планирование работы библиотеки по нормам времени, приведем некоторые характеристики Нижнеомского района и Нижнеомской центральной районной библиотеки (далее НО ЦРБ), для того чтобы иметь представление о том, в каком районе библиотека ведет свою деятельность, а также это поможет в дальнейшем при планировании работы библиотеки по нормам времени.
По данным отдела статистики администрации Нижнеомского района народонаселение с каждым годом уменьшается. Отразим это наглядно на графике 1.
График 1. Численность народонаселения района за 2005-2007 г.
На этом графике видно, что за последние три года численность народонаселения Нижнеомского района уменьшилась на 500 человек.
Хозяйственный профиль района, обслуживаемый, НО ЦРБ: сельскохозяйственный.
Национальный состав: русские, немцы, татары, казахи т.д.
Нижнеомская центральная районная библиотека входит в Нижнеомскую централизованную библиотечную систему и является методическим центом для ее 23 филиалов, а также главной библиотекой района.
Фонд ЦРБ -30357 единиц хранения;
НО ЦРБ обслуживает такие категории пользователей как: юношество, рабочие, служащие, незащищенные слои общества (пенсионеры, инвалиды).
Количество читателей, посещений и книговыдач приведем за последние три года в таблице 2.
Таблица 2. Статистический анализ деятельности
1. Количество читателей
3. количество посещении
4. Поступило экземпляров
5. выбыло экземпляров
6. книжные выставки
7. массовые мероприятия
Из таблицы видно, что в 2006году был большой прирост книговыдачи а в 2007 году большое снижение этого показателя. В 2007 году по сравнению с двумя предыдущими снизились количество посещений и читателей. Скорее всего, это связано с большой смертностью в районе и маленькой рождаемостью за последние 10-15 лет.
Прежде чем начать исследование на базе НО ЦРБ, было проведено интервьюирование директоров и методистов муниципальных библиотек 10 районов Омской области. Опрос проходил по электронной почте и телефону, и показал, что большинство руководителей муниципальных библиотек относятся отрицательно к организации нормирования труда и не считают его важным элементом управления библиотекой. Результаты ответов отражены в приложении 3.
Рассмотрим связь нормирования труда с его планированием.(60)
Организация труда в библиотеке, как и в любой другой организации, начинается с его планирования. Планы в НО ЦРБ составляются с учетом реальных условий для его выполнения: определяется содержание работы; основные количественные показатели такие как — количество читателей, посещений, книговыдач; объем и сроки выполнения предстоящей работы. В основном в планах отражаются массовые мероприятия и книжные выставки, запланированные на год. Такая форма планирования, к сожалению, не дает общей картины деятельности библиотеки. Что, несомненно, является минусом в деятельности библиотеки, потому что библиотека не в состоянии оценить весь ли возможный объем работ был выполнен за год.
Каждый год, при планировании работы, библиотекари НО ЦРБ используют для исчисления плановых показателей сравнительный метод. То есть объем работы намечается исходя из выполнения плана прошлого года. Это позволяет планировать такие числовые показатели, которые содержат в себе достаточную степень достоверности, так как основываются на предыдущей практике библиотеки. В связи с этим может возникнуть вопрос, зачем планировать работу с учетом фонда рабочего времени, если показатели, полученные сравнительным методом, достаточно достоверны? Дело в том, что достоверность показателей, вычисленных на основе выполнения годового плана, относительна. Они отражают лишь тот факт, что планируемый объем работ реален, поскольку аналогичное количество было сделано в прошлом году. Но остается не известным, все ли возможности объема работ были использованы. Одним словом, если коллектив библиотеки в прошлом году сделал меньше, чем позволял фонд рабочего времени, то и на новый год им будет запланирован (по аналогии с прошлым) заниженный объем работы. Чтобы этого не произошло нужно сравнить фонд рабочего времени и его расход за год. Для этого необходимо составить полный перечень процессов и операций, выполненных НО ЦРБ за год с применением норм времени. Перечень технологических процессов представляем в виде карт технологических процессов на каждый отдел и каждого сотрудника библиотеки (Прил.4-10). В этих картах отражены функциональные обязанности сотрудников, а также объем, нормы времени на каждый процесс и операцию, и трудоемкость работы в часах. При составлении перечня процессов использовались «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках», утвержденные Министерством труда и социального развития Российской федерации от 3 февраля 1997года, которые рекомендуются для применения в библиотеках независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм. Применение межотраслевых норм значительно упрощает нормировочную работу и освобождает от необходимости самостоятельной разработки норм. Но на некоторые процессы, выполняемые директором НО ЦРБ разработаем местные нормы времени с помощью метода хронометража, так как, на них нет норм времени в регламентирующем документе. (Прил.11) Конечно эти нормы не идеальны, это связано с ограничением во времени отведенным на исследование, и поэтому нормы должны также пересматриваться с течением времени и совершенствоваться. Следует отметить, что перечень процессов составлен с максимальной полнотой. В конце 2007 года НО ЦРБ была укомплектована компьютерной техникой, но работа с помощью нее не велась. С 2008 года такая работа планируется и поэтому список при планировании работы на 2008 год нужно будет пополнить новыми технологическими процессами (электронный каталог, электронная картотека статей, интернет, электронная почта и т.д.). При составлении, перечень процессов обсуждался с каждым из сотрудников.
После того как перечень работ был составлен, по каждому виду деятельности потребовалось определить количественные показатели, но так как в планах НО ЦРБ отражаются только основные показатели: количество читателей, книговыдач, количество посещений. То при составлении перечня опираемся на статистические показатели таких документов за 2007 год как:
— отчет по форме 6-НК;
— годовой отчет отдела комплектования и обработки;
-годовой отчет методиста ЦБС;
-годовой отчет библиографа ЦБС;
-отчет работы абонемента;
-отчет работы читального зала;
-отчет работы нестационарного обслуживания;
А также некоторые данные, получены в результате опроса работников, в том числе директора и самостоятельного подсчета, так как некоторые показатели не учитываются в учетных документах (например: написание финансовых отчетов, написание деловых писем, работа с кадрами и т.д.). После того, как был определен перечень и количественный объем работ, выполненный в 2007 году, производился подсчет объема рабочего времени. Результаты подсчетов затрат рабочего времени отражены в картах технологических процессов. (Прил.4-10).
Итак, расход фонда рабочего времени нормируемых работ НО ЦРБ за 2007 год равен:
1. Отдел комплектования и обработки литературы — 2019,584 ч.
2. Отдел обслуживания:
· Читальный зал- 2489,334ч.
· библиотекарь нестационарного обслуживания на основную свою работу тратит- 104,122 ч, но этот работник совмещает свою работу на обслуживании и помогает библиотекарям на абонементе и в читальном зале.
· 3.Библиограф ЦБС- 1436,875ч.
4. Методист ЦБС -2745ч.
5. Директор МОК НО ЦБС- 740,589ч.
Нужно учесть, что есть работы, не охваченные нормами времени. В библиотечной практике ненормируемые работы составляют от 3 до 20% и отражают специфику библиотечного труда: наличие творческих элементов, сложности в учете затрат рабочего времени на ряд операций. Учет процента, показывающего долю суммарной трудоемкости по видам работ, не охваченным нормами времени, необходим потому, что ненормируемые процессы являются частью библиотечно-информационной работы библиотеки, а также для установления реальной численности штата работников. (51с.414)
В связи с этим библиотекам можно использовать примерные процентные отношения, показывающие долю суммарной трудоемкости комплексов работ, охваченных нормами. Проценты выведены на основе фотографий и самофотографий рабочего дня в процессе разработки межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках (Табл.3).
Таблица 3. Суммарная трудоемкость комплекса работ в библиотеке*/51
